Collaboration documentaire sécurisée pour les services financiers

Partager des documents par e-mail ou via une application grand public de partage de fichiers crée plusieurs risques pour une entreprise réglementée : les pièces jointes peuvent être transférées ou interceptées, il n'existe aucune piste d'audit fiable indiquant qui a consulté ou modifié un fichier, et les champs sensibles, comme les numéros de compte, ne peuvent pas être masqués. Pour une banque, cette lacune peut constituer un manquement à la conformité autant qu'un défaut de sécurité, car les régulateurs attendent une trace horodatée de l'activité documentaire en contact avec les clients. Unblu Document Collaboration remplace cette exposition par une session authentifiée et chiffrée et par un journal d'interactions complet, conçu pour les exigences de conservation de type MiFID II et FINMA.

Les meilleures plateformes pour les secteurs réglementés associent la collaboration en temps réel à des contrôles de niveau conformité que les outils génériques de partage de fichiers n'offrent pas : un chiffrement certifié selon des normes reconnues, un déploiement sur site ou dans un cloud souverain et une intégration native aux systèmes que les conseiller-ères utilisent déjà. Unblu Document Collaboration est conçu spécifiquement pour les banques et les gestionnaires de fortune sur cette base, en s'intégrant au CRM et aux systèmes de core banking de la banque plutôt qu'en fonctionnant comme une application isolée. Les outils généralistes de collaboration et de partage de fichiers peuvent souvent égaler l'expérience d'édition, mais peu y associent la piste d'audit, l'authentification et les contrôles de résidence des données qu'exigent les services financiers : c'est pourquoi la collaboration de niveau conformité est devenue une catégorie d'évaluation à part entière, et non une simple ligne de fonctionnalités dans des outils grand public.

Le chiffrement de bout en bout garantit qu'un document et les messages associés ne peuvent être lus que par les personnes présentes dans cette session précise, et non par l'éditeur de la plateforme ni par quiconque intercepterait la connexion. Dans Unblu Document Collaboration, ce chiffrement s'applique au fichier lui-même, aux annotations faites pendant le Co-Browsing et à tous les messages échangés en parallèle : un document n'est donc jamais exposé entre le ou la conseiller-ère et le client. Associé à une authentification sécurisée à la connexion, il comble les deux failles les plus courantes de l'échange de documents par e-mail : une pièce jointe interceptée et une usurpation d'expéditeur.

Les acheteurs qui évaluent un logiciel de collaboration documentaire doivent rechercher un chiffrement de bout en bout, un contrôle d'accès fondé sur les rôles et une piste d'audit complète de chaque interaction avec un document, et pas seulement un journal de connexion. Pour les secteurs réglementés, les options de déploiement comptent aussi : l'éditeur peut-il héberger la solution dans un cloud souverain ou sur site, plutôt que dans un simple cloud public générique ? Unblu Document Collaboration repose sur ces quatre piliers : des sessions chiffrées certifiées ISO 27001:2022 et SOC 2 Type 2, des autorisations granulaires par document, un suivi d'audit horodaté pour les exigences de conservation MiFID II et FINMA, et un déploiement sur Unblu Financial Cloud, sur un cloud souverain suisse ou sur site.

Unblu Document Collaboration recrée en ligne le rendez-vous de conseil en personne : le client et le ou la conseiller-ère parcourent ensemble un document, au lieu d'échanger des pièces jointes pendant plusieurs jours. Associé au Co-Apping mobile et à la signature électronique intégrée, il transforme les formulaires d'intégration, les propositions d'investissement et les contrats en une session guidée unique, que le client peut terminer depuis un téléphone ou un ordinateur portable, ce qui réduit les abandons liés à l'obligation d'imprimer, de signer et de renvoyer un document par la poste.

Un logiciel de collaboration documentaire sécurisée permet à deux personnes ou plus de relire, modifier et signer un même document en temps réel, dans un environnement chiffré et à accès contrôlé, plutôt que par e-mail ou sur un lecteur partagé. Unblu Document Collaboration ouvre une session en direct et authentifiée entre le ou la conseiller-ère et le client : les deux parties voient le même fichier, les annotations et les surlignages de Co-Browsing apparaissent instantanément des deux côtés, et chaque modification et chaque signature sont consignées dans un enregistrement prêt pour l'audit. Comme la session se déroule dans le propre canal de la banque plutôt que dans une application tierce, les champs sensibles peuvent être masqués et l'accès limité aux seuls participants authentifiés.