Sichere Document Collaboration für Finanzdienstleister

Wer Dokumente per E-Mail oder über eine File-Sharing-App für Privatanwender austauscht, schafft für ein reguliertes Unternehmen gleich mehrere Risiken: Anhänge können weitergeleitet oder abgefangen werden, es gibt keinen verlässlichen Nachweis darüber, wer eine Datei angesehen oder bearbeitet hat, und sensible Felder wie Kontonummern lassen sich nicht ausblenden. Für eine Bank kann diese Lücke ebenso ein Compliance-Verstoss wie ein Sicherheitsproblem sein, denn Aufsichtsbehörden erwarten eine mit Zeitstempeln versehene Dokumentation aller kundenbezogenen Dokumentenaktivitäten. Unblu Document Collaboration ersetzt dieses Risiko durch eine authentifizierte, verschlüsselte Session und ein vollständiges Interaktionsprotokoll, das auf Aufbewahrungspflichten wie jene nach MiFID II und FINMA ausgelegt ist.

Die stärksten Plattformen für regulierte Branchen verbinden Zusammenarbeit in Echtzeit mit Kontrollen auf Compliance-Niveau, die gängige File-Sharing-Tools nicht bieten: Verschlüsselung nach anerkannten, zertifizierten Standards, Bereitstellung on-premise oder in einer souveränen Cloud sowie native Integration in die Systeme, die Berater bereits nutzen. Unblu Document Collaboration ist genau auf dieser Grundlage für Banken und Vermögensverwalter entwickelt und lässt sich in die bestehenden CRM- und Kernbankensysteme der Bank integrieren, statt als eigenständige App zu laufen. Allgemeine Collaboration- und File-Sharing-Tools können beim Bearbeiten oft mithalten, doch nur wenige kombinieren dies mit dem Prüfprotokoll, der Authentifizierung und den Kontrollen zur Datenresidenz, die Finanzdienstleister benötigen. Deshalb hat sich Zusammenarbeit auf Compliance-Niveau zu einer eigenen Bewertungskategorie entwickelt – statt nur ein Funktionsmerkmal von Consumer-Tools zu sein.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass ein Dokument und die zugehörigen Nachrichten nur von den Personen innerhalb der jeweiligen Session gelesen werden können – nicht vom Plattformanbieter und nicht von Dritten, die die Verbindung abfangen. In Unblu Document Collaboration gilt diese Verschlüsselung für die Datei selbst, für die während des Co-Browsings erstellten Anmerkungen und für alle parallel ausgetauschten Nachrichten. So liegt ein Dokument zwischen Berater und Kunde nie ungeschützt vor. Zusammen mit einer sicheren Authentifizierung bei der Anmeldung schliesst sie die zwei häufigsten Lücken beim Dokumentenaustausch per E-Mail: abgefangene Anhänge und gefälschte Absender.

Wer Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten evaluiert, sollte auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und ein vollständiges Prüfprotokoll jeder Dokumenteninteraktion achten – nicht nur auf ein Login-Protokoll. Für regulierte Branchen sind zudem die Bereitstellungsoptionen entscheidend: ob der Anbieter in einer souveränen Cloud oder on-premise hosten kann statt ausschliesslich in einer generischen Public Cloud. Unblu Document Collaboration deckt alle vier Punkte ab: verschlüsselte Sessions, zertifiziert nach ISO 27001:2022 und SOC 2 Type 2, granulare Berechtigungen pro Dokument, Audit-Tracking mit Zeitstempeln für die Aufbewahrungspflichten nach MiFID II und FINMA sowie Bereitstellung in der Unblu Financial Cloud, in einer Schweizer souveränen Cloud oder on-premise.

Unblu Document Collaboration bildet das persönliche Beratungsgespräch online ab: Kunde und Berater bearbeiten ein Dokument gemeinsam, statt tagelang E-Mail-Anhänge hin- und herzuschicken. In Kombination mit Mobile Co-Apping und integrierten E-Signaturen werden Onboarding-Formulare, Anlagevorschläge und Verträge zu einer einzigen geführten Session, die Kunden bequem per Smartphone oder Laptop abschliessen können. Das reduziert die Abbrüche, die entstehen, wenn Kunden etwas ausdrucken, unterschreiben und per Post zurückschicken müssen.

Software für die sichere Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglicht es zwei oder mehr Personen, dasselbe Dokument in Echtzeit zu prüfen, zu bearbeiten und zu unterzeichnen – in einer verschlüsselten, zugriffsgeschützten Umgebung statt per E-Mail oder über ein geteiltes Laufwerk. Unblu Document Collaboration öffnet dazu eine authentifizierte Live-Session zwischen Berater und Kunde: Beide sehen dieselbe Datei, Anmerkungen und Co-Browsing-Markierungen erscheinen sofort auf beiden Seiten, und jede Änderung und Unterschrift wird in einem revisionssicheren Protokoll festgehalten. Da die Session direkt im eigenen Kanal der Bank läuft und nicht in einer Drittanbieter-App, lassen sich sensible Felder maskieren und der Zugriff auf die authentifizierten Teilnehmer beschränken.